„Weil wir weit vor Corona schon zukunftsweisend und erfolgreich mit HCD unterwegs waren!“ – so hat Thorsten Hartig von der Versicherungskammer es unlängst beim Kongress der Versicherungsforen Leipzig auf den Punkt gebracht. Unsere Projekte für die Versicherungskammer sind Teil eines „neuen Zusammenarbeitsmodells“ der Assekuranz und eine strategisch getriebene Evolution der Arbeitswelt an mehreren Standorten.
Unser erstes Projekt für die Versicherungskammer datiert schon einige Jahre zurück – die Service-Center Neugestaltung am Standort Saarbrücken mit der Einführung erster New-Work-Ansätze. Im Januar 2020 haben wir für Bestandsflächen in München Handlungsempfehlungen ausgearbeitet und schließlich hat HCD für die zwei Standorte Nürnberg und München den Prozess der Neugestaltung beratend begleitet. Unsere Aufgabe: die Planung an die Prozesse und Anforderungen der Mitarbeitenden anpassen und eine funktionierende Gesamtlösung für die Bestandsimmobilien in den Blick nehmen. Dabei ging es insbesondere um den Standort der Münchner Micro City, einem Interims-Standort für einige Jahre.
Entstanden ist eine Arbeitswelt, die sich vom Empfangsgebäude mit Workshop- und Eventflächen über drei Gebäudeabschnitte mit jeweils drei resp. vier Etagen für Operations zieht. Dabei konnte einerseits die Zielvorgabe einer Flächenreduzierung durch die Aufteilung in klassische Arbeitsplätze, flexible Arbeitsmöglichkeiten und Kollaborations-Flächen erreicht werden. Andererseits überzeugt die Arbeitswelt in ihrer Gesamtheit: Für das Ankommen der Mitarbeiter stehen nun Bereiche mit Schließfächern für die persönlichen Utensilien zur Verfügung, unterschiedlich ausgestaltete Coffee-Points bieten auch Raum für Meetings oder agiles Arbeiten. Die Arbeitsplätze, die im Desksharing flexibel genutzt werden, sind durchdacht – vom individuell ergonomisch anpassbaren Arbeitsplatz bis zur Aufnahme der Tasche des Mitarbeitenden oder einer Signalanzeige am Platz. Mitarbeiterboxen finden ihren Platz nun in der Fläche, sodass Mitarbeitende kurze Wege haben. HCD definierte, welche Arbeitsplätze sich für Video-Kommunikation eignen, welche für besonders vertrauliche Tätigkeiten im Open Space genutzt werden können. „Offices for a day“ sind als Einzel- oder Zweier-Büro tageweise nutzbar und runden das Arbeitsplatzangebot ab.
Meetingräume wurden konsequent als Multifunktionsräume ausgelegt, sodass sie für Schulungen, Besprechungen oder Workshops gleichermaßen, flexibel nutzbar sind. Das Empfangsgebäude ist zum Creativ-Lab geworden – mit Trainings- und Workshopräumen und einer beliebten Küchenzeile, die Treffpunkt der Mitarbeitenden oder Gäste geworden ist.
Das was heute aufgrund seiner Flexibilität im Alltag überzeugt, die Vorgaben der Flächeneinsparung erfüllt und so strategisch aufgesetzt ist, dass es mühelos auf andere Standorte übertragen werden kann, ist in einem engagierten Beratungs- und Planungsprozess entstanden, aber erst durch transparentes Change Management möglich geworden. Viele Themen wurden in Workshops mit Mitarbeitenden und dem Betriebsrat diskutiert, Neuheiten für die gesamte Organisation wie z.B. Desksharing schließlich im Konsens eingeführt. Vieles dessen, was schließlich umgesetzt worden ist, ist so erst während des Projekts entstanden. Hervorgebracht hat dieser Veränderungsprozess eine funktionierende Arbeitswelt, die von allen Akteuren aus Management und Mitarbeitervertretung getragen wird und eine Vorbildfunktion bei der VKB hat.